Handhabung des Reservierungskalenders
Integration des Reservierungskalenders (per Einladungs-E-Mail)
Allen Benutzerinnen und Benutzern ist am 11.01.2011 eine E-Mail mit der Einladung zum Kalender "Reservierung" zugestellt worden.
Am Kopf dieser E-Mail ist der Link "Diesen Kalender hinzufügen" anzuklicken - damit wird der Reservierungskalender automatisch in die persönliche Oberfläche der Outlook-Webanwendung integriert.
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Integration des Reservierungskalenders (manuell)
Der Reservierungskalender kann auch manuell in die Outlook Webanwendung integriert werden. Man öffnet dazu zunächst die Kalenderansicht (Menü links unten: "Kalender").
Dann klickt man mit der RECHTEN Maustaste auf "Meine Kalender" und im folgenden Kontextmenü auf "Freigegebenen Kalender öffnen...". In das Dialogfeld gibt man den Namen des Reservierungskalenders - "Reservierung" - ein und bestätigt mit OK.
Damit ist der Kalender in die persönliche Oberfläche der Outlook Webanwendung integriert.
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Erstellen einer Reservierung
Erstellt wird ein neuer Kalendereintrag entweder mit einem Klick auf "Neu" (Termin) oder mit einem Doppelklick auf ein Zeitfeld des gewünschten Tages.
In beiden Fällen öffnet sich danach ein Fenster zur Eingabe der Reservierungsdetails. Es wird empfohlen, für den Reservierungstext nur die Felder "Betreff" und "Ort" zu nutzen, denn diese sind im Kalender sichtbar, ohne dass der Termin angeklickt werden muss. Hingegen ist ein Text, der in das große Feld eingegeben wird, erst nach Öffnen des Reservierungstermins sichtbar.
Im Feld "Betreff" sollte der reservierte Gegenstand bzw. Raum angegeben werden und im Feld "Ort" der Name der reservierenden Lehrperson. Die Datums- und Zeitauswahlfelder sind selbsterklärend, ebenso wie die Checkbox "Ganztägiges Ereignis".
Mit "Speichern und schließen" ist die Reservierung abgeschlossen. Der Eintrag im Kalender ist sofort für alle TeilnehmerInnen sichtbar. Es sind keine weiteren Einstellungen nötig.
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Ändern und Löschen einer Reservierung
Ein Eintrag kann nur vom Ersteller geändert oder gelöscht werden. Alle anderen Teilnehmer können nur lesend auf diesen zugreifen. Änderungen können per Kontextmenü mittels Klick mit der RECHTEN Maustaste auf den Eintrag durchgeführt werden.
Mit der LINKEN Maustaste kann der Termin beliebig verschoben und per Anfasser verlängert oder verkürzt werden.
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Allgemeine Hinweise
Mit der Outlook Webanwendung können viele Kalender verwaltet werden. Den standardmäßig angelegten persönlichen Kalender findet man in der Gruppe "Meine Kalender", der Reservierungskalender ist nach erfolgreicher Integrierung in der Gruppe "Personenkalender" zu finden.
Neben jedem Kalender befindet sich eine Checkbox zum Ein- und Ausblenden des betreffenden Kalenders. Der persönliche Kalender hat ein blaues Farbthema, der Reservierungskalender ein grünes, so ist schnell zu erkennen, welcher Kalender gerade eingeblendet ist.
Bei Reservierungen ist zu beachten, dass auch tatsächlich der Reservierungskalender (grüne Oberfläche) ausgewählt wird. Standardmäßig wird in der Outlook Webanwendung nämlich zunächst der persönliche Kalender (blaue Oberfläche) angezeigt.
Links oben befindet sich ein Übersichtskalender, mit welchem (je nach gewählter Ansicht) rasch bestimmte Tage, Wochen oder Monate angewählt werden können.
Die Ansichtsoption "Arbeitswoche" ist eine empfehlenswerte Einstellung.
Rechtlicher Hinweis:
Die hier gezeigten Screenshots geben Teile der grafischen Oberfläche des Programms Outlook Web App der Fa. Microsoft Corporation wieder. Nachdruck der Screenshots mit freundlicher Erlaubnis der Microsoft Corporation.